Hoe bepaal je het thema van een (online) event?

Geef meer diepgang aan je event met een thema

Organiseer je regelmatig (online) evenementen, maar ben je altijd maar op zoek naar een manier om je event meer diepgang te geven? Dan is het toevoegen van een thema aan je evenement wellicht de oplossing! Het thema wordt als ware de paraplu waar je je gehele evenement aan kunt ophangen.

Maar waarom is een thema dan zo belangrijk? Heel simpel, het gaat om de totaalbeleving. Alle zintuigen van je bezoekers moeten geprikkeld worden en het evenement moet als een compleet geheel aanvoelen waarbij alles tot in detail is uitgedacht en geregeld. Dat klinkt natuurlijk als vanzelfsprekend, maar is het in veel gevallen (nog) niet.

Het is prettig als je doelgroep affiniteit heeft met het thema. Het is daarom goed om te weten wat er speelt in hun vakgebied. Wat zijn de thema’s en actuele ontwikkelingen? Denk vanuit de doelgroep en niet vanuit jezelf! Je kunt het meest bijzondere thema bedenken met de meest gave invulling, maar als jij de enige bent die hier op zit te wachten, dan gaat het niet werken.

Organiseer je een evenement rondom kleuren, dan hoeft je thema niet per se “colours” te zijn. Pas ook op met té actuele thema’s. Er worden ontzettend veel evenementen georganiseerd, dus jezelf onderscheiden is heel belangrijk. Dat betekent niet dat je deze actualiteiten geen plekje kunt geven in je programma, maar het is vaak te voor de hand liggend om het als paraplu te gebruiken.

Simpelweg door te brainstormen (iets wat altijd werkt), maar ook door op een bredere manier inspiratie op te doen. Zie hier een opsomming van inspiratiebronnen:

• Het ontleden van je doel

• Actualiteiten (hot topics)

• Lezingen en/of evenementen bijwonen

• Documentaires

• De spreker, die niet mag ontbreken in jouw programma, het thema laten bepalen

• Bezoek brengen aan een museum, kunst-, cultuur- of theatervoorstelling

• Door het bekijken van films of tv-programma’s

• Om je heen kijken. Je staat verbaasd wat dat kan opleveren!

Het thema beleef je niet enkel tijdens het event, maar moet je terug laten komen van het eerste tot het laatste contactmoment. Dus vanaf het eerste contactmoment (teaser of uitnodiging) tot aan de evaluatie, aftermovie of aftermailing. Denk dan ook eens na over het inzetten van een gethematiseerde podcast, interviews met sprekers die op het event aanwezig waren en aanvullende sessies waar de verdieping op het thema opgezocht wordt.

Sprekers en dagvoorzitters inzetten voor de invulling van het programma kan misschien wel de beste uitvoering zijn van het thema. Vooral sprekers geven op een verschillende manier en vanuit eigen expertise en perspectief invulling. Daarom is het belangrijk dat je thema breed genoeg is én dat je de dagvoorzitters en sprekers zorgvuldig bij elkaar zoekt.

Worst case scenario… wat kan er allemaal misgaan? Slaat het totaal niet aan? Hebben mensen er een totaal andere verwachting van? Val je in herhaling of is het juist té ver buiten hun comfortzone? Of lukt het niet om het volledig door te voeren? Allemaal dingen waar je rekening mee kunt houden en dus al van te voren kunt coveren. Doen dus!

Het thema is de paraplu van het evenement; wat je kunt doorvoeren tot in alle details en over alle disciplines, zoals locatie, communicatie, sprekers inhuren, entertainment en catering. Pak je het goed aan, dan til jij het evenement naar een hoger level! Succes!

Hopelijk heb je meer inzicht en inspiratie gekregen voor het bepalen van een thema voor jouw event.