Privacyverklaring Sprekershuys B.V.

Laatst bijgewerkt: oktober 2026

1. Over deze privacyverklaring

Bij Sprekershuys draait het om aandacht en vertrouwen. Dat geldt ook voor de manier waarop we met persoonsgegevens omgaan.

Wanneer je onze website bezoekt, contact met ons opneemt, een aanvraag doet, een spreker of dagvoorzitter boekt, je inschrijft voor onze nieuwsbrief, bij ons solliciteert of op een andere manier met Sprekershuys in contact komt, kunnen wij persoonsgegevens van je verwerken.

In deze privacyverklaring leggen we uit:

  • welke persoonsgegevens we verwerken;

  • waarom we dat doen;

  • op welke grondslag we dat doen;

  • hoe lang we gegevens bewaren;

  • met welke partijen we gegevens delen;

  • hoe we omgaan met cookies en websiteanalyse;

  • welke rechten je hebt.

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via info@sprekershuys.nl.

2. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Sprekershuys B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Sprekershuys B.V.
Tractieweg 41, Studio C
3534 AP Utrecht
Nederland

KvK-nummer: 58243984
E-mail: info@sprekershuys.nl

Sprekershuys B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we van je verwerken, hangt af van de manier waarop je met ons in contact komt.

We kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • naam en contactgegevens;

  • functie en organisatie;

  • adres- en factuurgegevens;

  • e-mailadres en telefoonnummer;

  • KvK- en btw-gegevens;

  • betaal- en bankgegevens;

  • informatie over aanvragen, boekingen en overeenkomsten;

  • correspondentie en contacthistorie;

  • voorkeuren en interesses die relevant zijn voor onze dienstverlening;

  • nieuwsbriefvoorkeuren;

  • gegevens die je zelf aan ons verstrekt via formulieren, e-mail, telefoon of chat;

  • informatie over het gebruik van onze website, zoals bezochte pagina's, klikgedrag, sessiegegevens, browser- en apparaatgegevens;

  • IP-adres;

  • openbaar beschikbare zakelijke informatie;

  • gegevens die relevant zijn wanneer je bij ons solliciteert, zoals je cv, motivatiebrief en werkervaring.

We verwerken alleen gegevens die noodzakelijk of relevant zijn voor het doel waarvoor we ze gebruiken.

4. Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens?

4.1 Aanvragen, boekingen en dienstverlening

Wanneer je contact met ons opneemt over een spreker, dagvoorzitter, evenement of andere dienstverlening, gebruiken we je persoonsgegevens om je aanvraag te behandelen en onze dienstverlening uit te voeren.

We verwerken hiervoor bijvoorbeeld:

  • naam;

  • bedrijfsnaam en functie;

  • e-mailadres;

  • telefoonnummer;

  • adresgegevens;

  • gegevens over het evenement;

  • informatie over aanvragen en boekingen;

  • correspondentie;

  • gegevens die nodig zijn om een overeenkomst uit te voeren.

Doel:
Het beantwoorden en opvolgen van aanvragen, adviseren over sprekers en dagvoorzitters, maken van voorstellen, verwerken van boekingen en uitvoeren van onze dienstverlening.

Grondslag:
Het uitvoeren van een overeenkomst of het nemen van stappen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.

Bewaartermijn:
We bewaren deze gegevens zolang dat nodig is voor de aanvraag, overeenkomst en onze dienstverlening. Wanneer gegevens onderdeel zijn van onze administratie kunnen wettelijke bewaartermijnen gelden.

4.2 Klant- en relatiebeheer

We houden contactgegevens en relevante informatie over onze zakelijke relaties bij in ons CRM-systeem.

We verwerken hiervoor bijvoorbeeld:

  • naam;

  • functie;

  • organisatie;

  • zakelijke contactgegevens;

  • contacthistorie;

  • eerdere aanvragen en boekingen;

  • interesses en voorkeuren die relevant zijn voor onze dienstverlening.

Doel:
Onze relaties goed kunnen helpen, eerdere contacten kunnen terugvinden, relevante voorstellen kunnen doen en onze zakelijke relaties onderhouden.

Grondslag:
Ons gerechtvaardigd belang om onze klanten en zakelijke relaties goed te kunnen bedienen en onze dienstverlening efficiënt te organiseren.

Bewaartermijn:
We bewaren deze gegevens zolang er sprake is van een relevante zakelijke relatie of zolang we redelijkerwijs verwachten dat de gegevens nodig zijn voor onze dienstverlening. We beoordelen periodiek of gegevens nog noodzakelijk en actueel zijn.

Je kunt altijd bezwaar maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor direct marketing.

4.3 Financiële administratie en facturatie

Voor onze administratie en facturatie verwerken we onder andere:

  • naam;

  • bedrijfsnaam;

  • factuuradres;

  • e-mailadres;

  • KvK- en btw-nummer;

  • betaalgegevens;

  • bankgegevens;

  • factuur- en transactiegegevens;

  • openstaande saldi.

Doel:
Factureren, betalingen verwerken, onze boekhouding voeren en voldoen aan wettelijke administratieve verplichtingen.

Grondslag:
Uitvoering van een overeenkomst en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Bewaartermijn:
Gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie bewaren we in beginsel 7 jaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.

5. Marketing en communicatie

5.1 Nieuwsbrief

Wanneer je je inschrijft voor onze nieuwsbrief, gebruiken we je naam en e-mailadres om je nieuws, inspiratie, content, evenementen en informatie over sprekers en dagvoorzitters te sturen.

Grondslag:
Toestemming, of – wanneer de wet dit toestaat – onze bestaande klantrelatie voor informatie over vergelijkbare diensten.

Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink in onze e-mails.

Wanneer je je afmeldt, stoppen we met het versturen van de betreffende marketingcommunicatie. We kunnen je e-mailadres beperkt bewaren op een uitsluitingslijst om ervoor te zorgen dat je niet opnieuw onbedoeld wordt aangeschreven.

5.2 Direct marketing en relatiegerichte communicatie

We kunnen gegevens van zakelijke relaties gebruiken om onze dienstverlening onder de aandacht te brengen en communicatie beter te laten aansluiten op de interesses en behoeften van onze doelgroep.

Daarbij kunnen we bijvoorbeeld gebruikmaken van:

  • naam;

  • functie en organisatie;

  • zakelijke contactgegevens;

  • eerdere aanvragen of boekingen;

  • interessegebieden;

  • interactie met onze communicatie;

  • websitegedrag, voor zover toegestaan.

Dit doen we alleen voor zover de toepasselijke privacy- en communicatieregels dit toestaan.

Grondslag:
Afhankelijk van de situatie baseren we de verwerking op toestemming, een bestaande klantrelatie of ons gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van zakelijke relaties en het aanbieden van relevante dienstverlening.

Voor het versturen van elektronische commerciële communicatie houden we rekening met de daarvoor geldende regels.

Je kunt op ieder moment bezwaar maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor direct marketing.

5.3 Online marketing, retargeting en personalisatie

Met jouw toestemming kunnen we cookies en vergelijkbare technieken gebruiken om:

  • inzicht te krijgen in het gebruik van onze website;

  • doelgroepen samen te stellen;

  • advertenties relevanter te maken;

  • eerdere websitebezoekers opnieuw te bereiken;

  • resultaten van campagnes te meten;

  • content en advertenties beter af te stemmen op interesses.

Hierbij kunnen gegevens zoals je IP-adres, websitegedrag, klikgedrag, browsergegevens, apparaatkenmerken en advertentie-identificatoren worden verwerkt.

Grondslag:
Toestemming wanneer het gaat om tracking- of marketingcookies en vergelijkbare technieken waarvoor toestemming wettelijk vereist is.

Je kunt je toestemming op ieder moment wijzigen of intrekken via onze cookie-instellingen.

6. Websiteanalyse

We gebruiken analytische hulpmiddelen om te begrijpen hoe onze website wordt gebruikt en om deze te verbeteren.

Daarbij kunnen bijvoorbeeld de volgende gegevens worden verwerkt:

  • bezochte pagina's;

  • duur en moment van het bezoek;

  • klikgedrag;

  • browser- en apparaatgegevens;

  • IP-adres of een daarvan afgeleide waarde;

  • herkomst van het websitebezoek.

Voor beperkt analytische technieken die weinig gevolgen hebben voor jouw privacy kunnen we ons baseren op ons gerechtvaardigd belang. Wanneer toestemming vereist is, vragen we deze vooraf via onze cookiebanner.

7. Gebruik van Leadinfo

We maken gebruik van Leadinfo B.V. om beter inzicht te krijgen in welke organisaties interesse tonen in Sprekershuys en onze dienstverlening.

Leadinfo maakt het mogelijk om zakelijke websitebezoeken te koppelen aan organisaties. Hiervoor wordt onder andere het IP-adres van een websitebezoeker gebruikt en gekoppeld aan openbaar beschikbare bedrijfsinformatie.

Hierdoor kunnen we bijvoorbeeld inzicht krijgen in:

  • welke organisatie onze website heeft bezocht;

  • welke pagina's worden bekeken;

  • wanneer een organisatie onze website bezoekt;

  • in welke onderwerpen of diensten een organisatie interesse toont.

We gebruiken deze informatie voor B2B-websiteanalyse, het verbeteren van onze dienstverlening en – voor zover wettelijk toegestaan – het relevanter maken van onze zakelijke marketing en sales.

Leadinfo richt zich op het herkennen van organisaties. Leadinfo beschikt daarnaast over een eigen database met zakelijke bedrijfsprofielen die onder meer is samengesteld uit openbaar beschikbare informatie.

Grondslag:
Voor de verwerking waarvoor Sprekershuys verantwoordelijk is, baseren we ons waar van toepassing op ons gerechtvaardigd belang om inzicht te krijgen in zakelijke interesse in onze dienstverlening en onze B2B-marketing te verbeteren. Wanneer voor aanvullende trackingtechnieken of cookies toestemming vereist is, vragen we die toestemming vooraf.

Leadinfo kan voor aanvullende websiteanalyse cookies of vergelijkbare technieken gebruiken. Deze worden alleen ingezet in overeenstemming met de daarvoor geldende cookieregels en onze cookie-instellingen.

Meer informatie over de manier waarop Leadinfo persoonsgegevens verwerkt en over de mogelijkheid om bezwaar te maken of je af te melden, vind je in de privacyverklaring en opt-outmogelijkheid van Leadinfo.

8. Sollicitaties

Wanneer je bij Sprekershuys solliciteert, verwerken we de gegevens die nodig zijn om jouw sollicitatie te beoordelen.

Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

  • naam en contactgegevens;

  • cv;

  • motivatiebrief;

  • werkervaring;

  • opleidingsgegevens;

  • profiel- of LinkedIninformatie die je zelf met ons deelt;

  • correspondentie over de sollicitatie;

  • andere informatie die je zelf tijdens de sollicitatieprocedure verstrekt.

Doel:
Het beoordelen van jouw geschiktheid voor een functie en het uitvoeren van de sollicitatieprocedure.

Grondslag:
Het nemen van stappen op jouw verzoek voorafgaand aan het eventueel aangaan van een arbeidsovereenkomst en, waar van toepassing, ons gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldige werving en selectie.

Bewaartermijn:
Als je niet bij ons in dienst treedt, verwijderen we jouw sollicitatiegegevens in beginsel uiterlijk 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure.

Met jouw toestemming kunnen we jouw gegevens langer bewaren voor eventuele toekomstige vacatures. In dat geval bewaren we deze maximaal 1 jaar na afloop van de sollicitatieprocedure.

9. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.

Cookies zijn kleine informatiebestanden die tijdens je bezoek aan onze website op je apparaat kunnen worden opgeslagen of uitgelezen.

We onderscheiden onder andere de volgende categorieën.

Functionele cookies

Deze cookies zijn nodig om de website goed te laten functioneren. Ze kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om:

  • je cookievoorkeuren te onthouden;

  • essentiële functies van de website mogelijk te maken;

  • de veiligheid en stabiliteit van de website te ondersteunen.

Voor cookies die strikt noodzakelijk zijn, is geen toestemming vereist.

Analytische cookies

Analytische cookies helpen ons begrijpen hoe de website wordt gebruikt. Hiermee kunnen we bijvoorbeeld zien:

  • hoeveel bezoekers onze website ontvangt;

  • welke pagina's worden bezocht;

  • hoe bezoekers door de website navigeren;

  • waar we de website kunnen verbeteren.

We maken hiervoor, afhankelijk van onze actuele website-inrichting, gebruik van diensten zoals Google Analytics, Hotjar, Microsoft en Leadinfo.

Voor beperkt analytische cookies die weinig impact hebben op je privacy is niet altijd toestemming vereist. Voor analytische technieken waarvoor toestemming wettelijk noodzakelijk is, vragen we deze vooraf.

Marketing- en trackingcookies

Met marketing- en trackingcookies kunnen wij en onze advertentiepartners het gebruik van onze website volgen en advertenties meten, personaliseren of opnieuw tonen.

We kunnen hiervoor onder andere gebruikmaken van diensten van Google, Microsoft en Meta, afhankelijk van de campagnes en technieken die op dat moment actief zijn.

Voor marketing- en trackingcookies vragen we vooraf jouw toestemming.

Cookie-instellingen aanpassen

Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, kun je via onze cookiebanner aangeven welke niet-noodzakelijke cookies je wel of niet accepteert.

Je kunt je keuze later weer wijzigen of je toestemming intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

Daarnaast kun je cookies via je browser verwijderen of blokkeren. Houd er rekening mee dat sommige onderdelen van de website hierdoor mogelijk minder goed werken.

Een actueel overzicht van de cookies en vergelijkbare technieken die op onze website worden gebruikt, inclusief aanbieder, doel en bewaartermijn, vind je in onze cookie-instellingen of cookieverklaring.

10. Hoe krijgen we jouw persoonsgegevens?

We krijgen persoonsgegevens op verschillende manieren.

Rechtstreeks van jou

Bijvoorbeeld wanneer je:

  • contact met ons opneemt;

  • een aanvraag of boeking doet;

  • een formulier invult;

  • je inschrijft voor onze nieuwsbrief;

  • telefonisch of per e-mail met ons communiceert;

  • gebruikmaakt van een chatfunctie;

  • een review achterlaat;

  • bij ons solliciteert.

Automatisch via onze website

Bijvoorbeeld via cookies, analysetools, serverlogs en andere website- of marketingtechnieken.

Via zakelijke en openbare bronnen

We kunnen zakelijke informatie ontvangen of raadplegen via openbare bronnen en zakelijke informatiediensten.

Ook via Leadinfo kunnen we informatie ontvangen over organisaties die onze website bezoeken. Leadinfo koppelt websitebezoek daarvoor aan zakelijke informatie uit onder andere openbaar beschikbare bronnen.

Via andere betrokken partijen

Wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening kunnen we ook persoonsgegevens ontvangen van bijvoorbeeld een organisatie waarvoor je werkt, een collega, een opdrachtgever, een spreker, een dagvoorzitter of een andere partij die bij een evenement of boeking betrokken is.

11. Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen jouw persoonsgegevens niet.

We kunnen persoonsgegevens wel delen met partijen die we nodig hebben voor onze bedrijfsvoering en dienstverlening.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • IT- en hostingleveranciers;

  • CRM- en administratiesystemen;

  • boekhoud- en betalingsdienstverleners;

  • e-mail- en nieuwsbriefsoftware;

  • website- en analyseleveranciers;

  • marketing- en advertentieplatforms;

  • Leadinfo;

  • professionele adviseurs;

  • sprekers, dagvoorzitters, opdrachtgevers of andere betrokken partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een boeking of evenement;

  • overheidsinstanties wanneer we wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer een partij in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, maken we waar nodig afspraken over de bescherming en verwerking van deze gegevens.

Sommige partijen bepalen zelf voor welk doel en op welke manier zij persoonsgegevens verwerken. Zij kunnen daarmee zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

12. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze leveranciers of hun dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land waarvoor geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt, zorgen we waar vereist voor passende waarborgen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

13. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

De precieze termijn verschilt per soort gegevens.

In ieder geval geldt dat:

  • fiscale administratie in beginsel 7 jaar wordt bewaard;

  • sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten in beginsel uiterlijk 4 weken na afronding van de procedure worden verwijderd;

  • sollicitatiegegevens met toestemming maximaal 1 jaar kunnen worden bewaard;

  • marketinggegevens worden verwijderd of geblokkeerd wanneer je jouw toestemming intrekt of bezwaar maakt, tenzij we bepaalde gegevens beperkt moeten bewaren om jouw afmelding te respecteren;

  • overige gegevens worden verwijderd wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

We beoordelen onze bewaartermijnen periodiek.

14. Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging of ongewenste openbaarmaking.

We verwachten ook van partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken dat zij passende beveiligingsmaatregelen treffen.

Geen enkel systeem is volledig vrij van risico's, maar we doen wat redelijkerwijs van ons verwacht mag worden om persoonsgegevens zorgvuldig te beschermen.

15. Jouw privacyrechten

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Recht op inzage

Je kunt ons vragen welke persoonsgegevens we van je verwerken en daar een kopie van opvragen.

Recht op correctie

Zijn je persoonsgegevens onjuist of onvolledig? Dan kun je ons vragen ze aan te passen of aan te vullen.

Recht op verwijdering

In bepaalde situaties kun je ons vragen jouw persoonsgegevens te verwijderen.

Dit recht geldt niet altijd. Soms zijn we bijvoorbeeld wettelijk verplicht gegevens te bewaren.

Recht op beperking

In bepaalde situaties kun je ons vragen de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.

Recht op overdraagbaarheid

Wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, kun je vragen om persoonsgegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd en gangbaar formaat te ontvangen of over te dragen aan een andere organisatie.

Recht van bezwaar

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, kun je hiertegen bezwaar maken vanwege jouw specifieke situatie.

Gebruik je jouw recht van bezwaar voor direct marketing? Dan stoppen we met het gebruiken van jouw persoonsgegevens voor dat doel.

Toestemming intrekken

Wanneer een verwerking is gebaseerd op jouw toestemming, kun je die toestemming op ieder moment intrekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment waarop je de toestemming introk.

16. Een privacyverzoek indienen

Wil je gebruikmaken van een van je privacyrechten? Stuur dan een e-mail naar:

info@sprekershuys.nl

Vermeld daarbij duidelijk op welk recht je een beroep doet en, waar mogelijk, om welke gegevens het gaat.

We kunnen aanvullende informatie vragen als dat noodzakelijk is om je identiteit vast te stellen. Daarbij vragen we niet meer informatie dan nodig.

17. Klacht indienen

Ben je niet tevreden over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan vooral contact met ons op, zodat we kunnen kijken naar een oplossing.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder voor privacy.

18. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

We kunnen gegevens gebruiken om doelgroepen, interesses en zakelijke relevantie beter te begrijpen, bijvoorbeeld voor marketing en websiteanalyse.

We nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor jou rechtsgevolgen hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen, tenzij we je daar afzonderlijk over informeren en daarvoor een geldige wettelijke grondslag hebben.

19. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Onze dienstverlening, website en de privacywetgeving kunnen veranderen. Daarom kunnen we deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen.

De meest actuele versie staat altijd op onze website. Bovenaan deze privacyverklaring vermelden we wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.

Heb je vragen over deze privacyverklaring? Neem gerust contact met ons op via info@sprekershuys.nl.