Hoe organiseer je een hybride event?
De ijzersterke combinatie van fysiek en digitaal
Je publiek is live aanwezig op locatie, maar door slim gebruik te maken van online streaming, kunnen mensen van over de hele wereld het event bijwonen.
Hybride biedt ongekende kansen
De manier hoe we evenementen organiseren heeft de afgelopen jaren een enorme transformatie doorgemaakt en nog steeds. Er zijn prachtige, nieuwe vormen van events ontstaan die perfect aansluiten bij een tijd waarin we vaker remote werken en meer on-demand leven. Online events zijn professioneler en er is volop geëxperimenteerd met hybride events - en met succes. Gelukkig kunnen we weer als vanouds fysiek connecten. Maar je doelgroep is ook kritischer geworden welke events de tijd en aandacht waard zijn.
Een hybride event organiseren is in dat geval een sterke optie. Als je het goed aanpakt.
Wat is een hybride event?
Bij hybride komen live en online samen. Het is de ideale combinatie tussen een live event een een digitaal of virtueel event. Het betekent dat je dagvoorzitter, sprekers en publiek live aanwezig zijn op locatie. Daarnaast maak je slim gebruik van online streaming, waardoor er ook vanuit huis mensen het event kunnen bijwonen. Best of both worlds.
Online én fysiek tegelijkertijd vraagt om een programma op maat. Focus online bijvoorbeeld op kennisdeling, flexibiliteit en on-demand sessies kunnen bijwonen. Fysiek kan je aandacht dan uitgaan naar de beleving, het netwerken en een gevoel van exclusiviteit. Je creëert daarnaast nieuwe manieren van interactie. Live krijgen de deelnemers de volledige beleving en contact met de spreker, terwijl online deelnemers direct feedback kunnen geven en polls kunnen invullen.
Waar moet je op letten bij het organiseren van een hybride event?
Inhoudelijk (hybride) programma
Hoe zorg je voor een inhoudelijk sterk en inspirerend programma? Dat is de kern van een evenement. Bij een hybride event is het nóg belangrijker om daar goed bij stil te staan. Het is namelijk niet aan te raden om zowel het fysieke als het online publiek exact hetzelfde programma aan te bieden.
Allereerst, omdat de spanningsboog van de online kijker korter is. Dertig minuten voor een lezing is de absolute max wanneer je deze op een scherm bekijkt, terwijl het publiek in de zaal met gemak drie kwartier tot een uur geboeid blijft. Zorg er dus voor dat je hier in je programma rekening mee houdt.
Uiteraard kunnen deze programmaonderdelen elkaar kruisen. Zo zorgt een plenair gedeelte ervoor dat je toch het gevoel hebt ‘samen’ te zijn, ook wanneer je vanuit huis of kantoor inlogt. Sluit het programma daarnaast gezamenlijk af; denk hierbij bijvoorbeeld aan een afsluiter met een hoog amusementsgehalte. Zo start en eindig je het programma gezamenlijk en creëer je de juiste spanningsboog.
Een dagvoorzitter als verbindende factor
Tijdens een fysiek evenement kan een dagvoorzitter de route bepalen. Hij of zij is de verbindende factor en leidt het publiek de juiste kant op. Online kun je dit doen door een handige, overzichtelijke event app te gebruiken. Zo ziet de kijker direct welke programmaonderdelen er zijn en welke mogelijkheden er zijn met betrekking tot interactie, bijvoorbeeld online netwerken en de gelegenheid om vragen te stellen.
Hoe handig een event app ook is, de toevoeging van een online host zorgt ervoor dat het publiek zich nog meer begeleid voelt. Kies bij een hybride event daarom voor twee dagvoorzitters. Voor de fysieke deelnemers geldt dat het belangrijk is dat ze in een warm bad belanden. Maar dat geldt wellicht nog meer voor de thuiskijker, die zich geen tweederangs gast wil voelen. De online host neemt dit digitale publiek bij de hand en zorgt voor een verbindende factor tussen online en offline. Zorg dat de gasten in het middelpunt staan en dat het echt om hen draait. Overspoel met aandacht en contact!
Online en offline interactie
Dit is een belangrijk punt. Interactie creëer je nu eenmaal gemakkelijker voor fysiek publiek. Door de interactie met de online deelnemers te verhogen, vergroot je de betrokkenheid.
Ook hierin spelen de online host en een event app een belangrijke rol. Denk na over de mogelijkheden om het online publiek actief te laten deelnemen. Vraag ze bijvoorbeeld voorafgaand aan het event vragen in te sturen en creëer polls. Zorg voor een chatfunctie (de online host kan de vragen behandelen), laat ze deelnemen via een Zoomverbinding en biedt online ook een plek waar genetwerkt kan worden, bijvoorbeeld door middel van een netwerk carrousel.
Is er ruim budget? Denk dan ook eens aan een online workshop. Laat de deelnemers meedoen aan een wijnproeverij, een kookworkshop, een muziekquiz of… De mogelijkheden zijn oneindig! Door de deelnemers een goodiebox toe te sturen kunnen zij live deelnemen en creëer je een optimale beleving. Organiseer je een meerdaags event? Dan kun je het publiek ook beide rollen laten ervaren. Zij kunnen het event de ene dag fysiek bijwonen en een andere dag online inloggen.
Waarom een hybride event?
De voordelen in het kort:
1. Het bereik van hybride events is vele malen groter dan bij een fysiek event alleen. Daarnaast kun je je richten op extra, specifieke doelgroepen.
2. Hybride is duurzaam. Niet alleen je bezoekers, maar ook (internationale) sprekers kunnen digitaal aanhaken, in plaats van ze te laten invliegen voor een sessie van 30 minuten.
3. Met hybride biedt je bezoekers flexibilteit. Zo kunnen ze last-minute aanhaken, een sessie bijwonen die in hun dagindeling past en, als je het event opneemt, sessies on-demand terugkijken wanneer het hen uitkomt.
