Wat Nu? | Fysiek, hybride of online: Hoe maak je een keuze?

Als event professional sta je voor een keuze: wordt je eerstvolgende event een online, fysiek of hybride event? En welke factoren wegen mee in je keuze? Wij vroegen Naomi, Programma Manager bij Nuffic en Carla, Event Manager bij een verzekeringsmaatschappij hoe zij omgaan met de ontwikkelingen binnen de eventbranche en een keuze maken voor een format voor opkomende events.

In de nieuwe blogreeks Wat Nu? willen we je inspireren en de learnings meegeven van een turbulent jaar, om fysieke, online en hybride events naar een hoger level te tillen.

“We merken hier dat er een sterke behoefte is om weer fysiek samen te komen. Het geeft een andere dimensie aan de interactie. We richten ons bij Nuffic op internationalisering van onderwijs en trekken daarbij veel internationale studenten aan. Het heeft daarom de voorkeur fysieke events te organiseren. Dat is veel persoonlijker. Wel zorg ik in deze tijd altijd voor een back-up plan, voor het geval fysieke events later in het jaar eventueel niet door kunnen gaan.

Ik maak zelf de keuze of een event fysiek, online of hybride wordt, maar het hoofdkantoor geeft hierop akkoord. Daarnaast houd ik rekening met de wensen en adviezen van onze stakeholders, zoals het Ministerie van Onderwijs en Buitenlandse Zaken, maar ook de voorkeur van de sprekers die we boeken. Het merendeel heeft een voorkeur voor fysieke events. Waar we bij Nuffic ook rekening mee moeten houden is het organiseren van events in het buitenland. Niet ieder land is even tolerant waar het op fysieke events aankomt. Dan is online of hybride een hele goede optie.”

• Lees ook: Fysieke events mogen weer, wat nu?

''Ik heb twee live events op de planning staan en er wordt nog besloten hoe we deze willen invullen. We maken verschillende afwegingen, zoals duurzaamheid, kwetsbaarheid en de ontwikkelingen rondom covid. Daarnaast zitten we in een fase van reboarding. Langzaam gaan we weer terug naar kantoor, maar ik zie dat veel mensen hieraan moeten wennen en het mentaal zwaar hebben. De vraag is dus of iedereen alweer bereid is naar live events te komen. Mensen moeten zich comfortabel voelen om fysiek aanwezig te zijn. Is dat niet het geval, is de kans groot dat ze niet op komen dagen en is het kostentechnisch niet verantwoord een fysiek event te organiseren.

Door de overstap naar online en hybride events hebben we ook gezien dat het makkelijker en duurzamer is sprekers digitaal te laten aanhaken bij je event, in plaats van ze in te laten invliegen voor een sessie van 30 minuten. We willen dus nog zorgvuldiger omgaan met het duurzame aspect en mensen niet onnodig fysiek laten aanhaken, tenzij ze een terugkerende rol hebben in het programma.

Ik geef mezelf altijd genoeg ruimte om een plan B achter de hand te hebben, zodat ik niemand teleur hoef te stellen. Ik verwacht dat hybride events meer zullen toenemen, maar dit ligt ook aan de wensen van de opdrachtgever en het doel van het event. Daarnaast is een voordeel van een online event dat je dit terug kunt kijken, wat je bereik vergroot. Fysiek samenkomen voor de fun is in ieder geval niet langer voldoende. Een goed onderbouwd concept en verhaal zijn essentieel.”

Een keuze maken voor fysiek, hybride of online hangt van diverse factoren af, waarvan we een deel niet zelf in de hand hebben. We zien dat er extra scherp gekeken wordt gekeken naar de behoeftes van de doelgroep en stakeholders, maar ook naar duurzaamheid en de boodschap die overgebracht wordt. Er is een wens om te connecten, maar als er iets is wat we in de eventbranche geleerd hebben de afgelopen jaren, is dat dit op vele manieren mogelijk is. Eén ding staat boven water: de wil om events nu en in de toekomst door te laten gaan, in welke vorm dan ook. Gelukkig zitten we in een branche vol professionals die bewezen heeft veerkrachtig, innovatief en creatief te zijn en altijd een plan B achter de hand heeft.

Welke factoren spelen voor jou een rol in het maken van een keuze voor fysiek, online of hybride? Kun je hier wel wat hulp bij gebruiken? Wij denken graag met je mee over de vorm en inhoud van jouw event. Neem contact met ons op via 030 304 00 25 of mail naar info@sprekershuys.nl om de mogelijkheden te bespreken.