Hybride events: doe het goed of doe het niet

Tijdens een hybride event komen online en offline samen. Een dagvoorzitter, sprekers en publiek zijn live aanwezig vanuit de studio of evenementenlocatie. Door slim gebruik te maken van online streaming, kunnen er ook vanuit huis een groot aantal mensen het event bijwonen. Best of both worlds, maar daardoor nog belangrijker om zowel voor de mensen thuis als op locatie een op maat gemaakt programma te creëren. Je moet er dus helemaal voor gaan, of het gewoon niet doen. Ga je toch voor hybride? Dan vertellen we je graag hoe je een ijzersterke combinatie maakt van fysiek en digitaal.

Hybride biedt ongekende kansen. Je kunt live je gasten meenemen in een unieke ervaring met jouw merk én mensen laten netwerken. Online kun je ook netwerken, maar ligt de focus op kennisdeling en - als je daarvoor kiest - het on demand bijwonen van delen van het event. Maar hybride kent ook zijn valkuilen. Sprekers kunnen niet dezelfde connectie maken met de mensen in de zaal en met de mensen die digitaal intunen. Net zo min als een ieder van ons twee dingen tegelijkertijd precies dezelfde aandacht kan geven. Gelukkig hoeft dat ook niet, zolang je hybride events ziet voor wat ze zijn: twee events in één die ieder een op maat gemaakt programma nodig hebben.

Dagvoorzitters zijn essentieel voor een geslaagd event. Bij een hybride event helemaal. Ze zorgen ervoor dat de sprekers én het publiek - zowel fysiek aanwezig als online - zich gehoord en gezien voelen. Een dagvoorzitter is de rode draad van een event. Het belang van een dagvoorzitter bij een event waarbij het toch allemaal nét wat anders is dan normaal, wordt alleen maar groter. Pak je het echt groots aan? Dan kan het zijn dat je voor je event meerdere dagvoorzitters nodig hebt. Wanneer er bijvoorbeeld meerdere zalen en verschillende groepen mensen zijn of wanneer het programma zo wordt gemaakt dat elke groep dezelfde dagvoorzitter ziet op een ander moment. Toch is het waardevol om, indien mogelijk, plenair te openen en/of af te sluiten met een dagvoorzitter, omdat je zo het groepsgevoel vergroot. Een belangrijke factor in deze tijd. Of dit mogelijk is hangt natuurlijk af van je locatie.

Voor sprekers geldt dat zij hun verhaal het beste kunnen overbrengen wanneer ze zich tot één publiek kunnen focussen: de mensen thuis of de mensen in de zaal. Meerdere sprekers zijn voor een hybride event dus essentieel. Daarnaast moeten de verhalen van alle sprekers op je event elkaar aanvullen en versterken. Dit komt ook voort uit het doel van je event, een analyse van je doelgroep en de doelstellingen. Welke verhalen moeten er verteld worden om het doel en de doelstellingen te halen? En passen de verhalen binnen het thema?

Online én fysiek tegelijkertijd vraagt om een programma op maat. Focus online bijvoorbeeld op kennisdeling, flexibiliteit en on-demand sessies kunnen bijwonen. Fysiek kan je aandacht dan uitgaan naar de beleving, het netwerken en een gevoel van exclusiviteit. Je creëert daarnaast nieuwe manieren van interactie. Live krijgen de deelnemers de volledige beleving en contact met de spreker, terwijl online deelnemers direct feedback kunnen geven en polls kunnen invullen.

Een hybride event valt of staat met de juiste techniek. Je wilt irritaties die kunnen ontstaan bij het bijwonen van digitale events voorkomen, dus investeer in het beste beeld en geluid. Visuele ondersteuning in jouw branding zorgt ervoor dat de kijker aan de hand wordt meegenomen. En beter nog: on-demand kan beslissen wanneer er wat gekeken wordt.

Stel je gastenlijst zorgvuldig samen: wie moet er écht fysiek aanwezig zijn? Check ook goed bij de locatie hoeveel mensen er maximaal aanwezig mogen zijn, inclusief personeel en eigen medewerkers. Als een groepsgrootte van 100 personen is toegestaan, betekent het niet dat je ook 100 personen kunt ontvangen. En wees concreet met wat je van je bezoekers, je personeel en eigen medewerkers verwacht. Geef vooraf de informatie die ze moeten weten op de dag zelf. Hoe is het parkeren geregeld? Wat zijn de looproutes? Hoe werken de pauzes? Hoe zit het met plenaire- en subsessies? Al dat soort informatie moet vooraf duidelijk zijn voor je bezoekers, je personeel en je eigen medewerkers. Vervolgens kan er op het natraject worden gefocust, aansluitend op jouw doel en doelstellingen. Zo leren de bezoekers precies wat je voor ogen had en vergroot je de kans op gedragsverandering achteraf. Iets wat te allen tijde van grote waarde is.

Een hybride event moet een weloverwogen, bewuste keuze zijn. De gedachte ‘laten we naast een fysiek event, ook een deel digitaal doen’, gaat echt niet op! Hybride events zijn twee (of zelfs meer) events in één, dus behandel dat ook zo als eventmanager. Als je niet alle vormen de juiste aandacht kan geven is ons advies: doet het niet. Echt niet. En kies dan voor een fysiek óf digitaal event.