5 manieren waarop AI je echt helpt

In januari maken we vaak een lange lijst met dingen die we dit jaar willen doen en bereiken,  maar we hebben meestal geen extra tijd. Dus als er iets bij komt, moet er ook iets af. Daarom werkt een stoplijst vaak beter dan een doelenlijst. Minder doen geeft sneller rust dan nog iets toevoegen.

Dus: kies drie dingen die je in januari stopt, minder vaak wil doen of simpeler maakt. Maak het niet heroïsch. “Ik stop met alle meetings” is niet realistisch. “Ik zeg bij twee meetings per week nee” is dat wel. 

Jouw favoriete AI-chatbot kan hier uiteraard ook bij helpen: “Dit zijn dingen die ik vaak doe op een werkdag: [plak]. Dit zijn dingen waar ik achteraf spijt van heb: [plak]. Maak een stoplijst met drie dingen die ik in januari minder ga doen. Zet er per punt bij wat ik in plaats daarvan doe en hoe ik het klein maak.”

“Ik wil dit jaar beter focussen.”

“Ik wil meer met AI doen.”

“Ik wil rustiger werken.”

Goede intenties, maar te vaag om gedrag te veranderen. Gedrag verandert pas als het klein genoeg is. Zo klein dat je het bijna niet kunt laten. Dus: neem een wens en maak er een actie van maximaal vijf minuten van.

Voorbeeldprompt: “Ik wil dit jaar beter focussen op mijn werk. Bedenk vijf mini gewoontes die maximaal vijf minuten kosten. Zet er per gewoonte bij wanneer ik het doe en wat de allerkleinste versie is. Help mij kiezen welke het meest haalbaar is.”

Voorbeelden van mini gewoontes die vaak goed werken:

• Vijf minuten je top drie opschrijven voor vandaag

• Twee minuten starten aan die ene taak die je uitstelt

• Twee vaste checkmomenten per dag voor mail en chat

Veel planningen mislukken, omdat we plannen alsof we oneindig veel tijd hebben. Taken achter elkaar, geen ruimte voor focus, overleg of uitloop. AI is handig als tweede paar ogen. Niet om je week over te nemen, maar om gaten en gekke aannames te zien.

Je kunt je agenda als tekst plakken of je afspraken even anoniem opschrijven. Een screenshot van je agenda kan ook, maar let dan extra goed op privacy.

Voorbeeldprompt: “Dit zijn mijn vaste afspraken deze week: [plak]. Dit is mijn takenlijst: [plak]. Ik werk het beste in de ochtend. Geef feedback op mijn huidige planning, voor vijf werkdagen en met focusblokken, adminmomenten en ruimte voor uitloop. Geef ook aan wat ik kan schrappen als het te vol wordt.”

We verliezen veel tijd aan steeds opnieuw beginnen. Die terugkerende update, dat vaste overleg, die mail na een meeting, dat voorstel wat steeds hetzelfde is. Templates zijn daar perfect voor, maar vaak nemen we er net niet de tijd voor, terwijl het op de lange termijn enorm scheelt.

Kies drie soorten berichten of documenten die je vaak maakt. Bijvoorbeeld: een update naar je team, een projectplan en een mail na een call. Laat AI eerst een basisopzet maken en maak hem daarna eigen. Als het eenmaal staat, is het elke keer sneller.

Voorbeeldprompt: “Schrijf een template voor een update naar mijn team. Toon: helder en kort. Opbouw: wat is er gebeurd, wat gaat er komen, wat heb ik nodig. Gebruik deze voorbeelden van mijn laatste tien updates als stijlvoorbeeld: [plak].”

Extra slim: maak er een vaste AI assistent van. In ChatGPT heet dat een custom GPT, in Microsoft Copilot een Agent en in bijvoorbeeld Gemini een Gem. Dit is een vaste assistent die je zelf instelt voor één specifieke taak. Je geeft het een duidelijke instructie en een paar voorbeelden. Daardoor hoef je niet elke keer opnieuw uit te leggen wat je wil. Dit werkt vooral goed voor terugkerend werk, zoals updates, mails, samenvattingen of het voorbereiden van een overleg.  

Veel mensen zeggen dat ze geen tijd hebben om het allemaal zelf uit te zoeken. Klopt. Dat hoeft ook niet dagelijks. Het probleem is alleen: als je nooit experimenteert, ontdek je ook nooit wat werkt.

Wat helpt om jezelf een beetje te hacken: zet één vast blok per week in je agenda. Voor mij is dat vaak een uur. In dat blok experimenteer je niet met “random tools”, maar met werk dat je toch al moet doen. Denk aan: die presentatie die je toch nog moet maken, dat conceptvoorstel waar je een AI-beeldtool voor wil testen of eindelijk die notuleertool gebruiken voor al die meetings van volgende week. Zo bouw je een lijstje op: dit werkt wel, dit werkt niet en dit wil ik later nog eens proberen.