Wat Nu? | Fysiek, maar flexibel

Daniëlle profiel
Door Daniëlle
22 juli
Wat Nu Fysiek maar flexibel

Deze tips helpen met het opzetten van een back-up plan

Zorgen voor een plan B

Ineens mocht het weer. Terrassen en restaurants gingen open, festivals vonden plaats en fysieke evenementen stonden weer hoog op de agenda. Voor fysieke event zijn er gelukkig nog steeds volop mogelijkheden, maar ontwikkelingen gaan snel en er blijven veel onzekerheden. Veiligheid en flexibiliteit zijn in ieder geval een must voor event planning. Voor het zakelijke evenementenseizoen betekent dit gaan voor je eerste plan, maar wel voorbereid zijn op veranderingen.

Deze tips helpen met het opzetten van een back-up plan, zodat je event - in welk format dan ook - een succes wordt.

In de nieuwe blogreeks Wat Nu? willen we je inspireren en de learnings meegeven van een turbulent jaar, om fysieke, online en hybride events naar een hoger level te tillen.

Denk in mogelijkheden

Staat er een fysiek event op de planning? Ga creatief om met de locatie! Bijvoorbeeld door een grote groep bezoekers op te delen in kleinere groepen, met één hoofdzaal met spreker en meerdere kleine zalen van waaruit bezoekers op een scherm meekijken naar het programma in de hoofdzaal. Heb je event met meerdere sprekers, laat de groepen dan roteren, zodat iedere groep een live sessie met een spreker meekrijgt. De inhoud en boodschap is volledig gelijk, maar wel op een veilige manier. Interactie met de kleinere zalen kan worden gefaciliteerd met verschillende tools.

Een studio als uitvalsbasis

Online events zijn onderdeel geworden van onze branche en niet meer weg te denken. Er zijn dus volop mogelijkheden om van je fysieke event een online event te maken, als je op tijd een studio in optie neemt. Een studio is de perfecte uitvalsbasis om je programma op te nemen, aanvullende content te maken en je boodschap nog ver na het event te verspreiden. Vanuit een studio kun je eenvoudig switchen van setting en met minder middelen meer mensen bereiken. Door de groei van online events en de ontwikkeling neemt de aanvraag naar studio’s enorm toe, dus denk goed na of je een studio wilt boeken voor jouw event en regel dit op tijd.

Communicatie is key

Wees in je communicatie duidelijk en transparant naar je doelgroep. Laat hen weten wat ze kunnen verwachten in het geval de maatregelen aangescherpt worden én of er dan een plan B is. Door mensen te betrekken in dit proces en de voorbereidingen en verwachtingen duidelijk uit te spreken, stel je hen gerust. We hebben allemaal te maken met de onzekerheden en omstandigheden, dus het is goed je doelgroep te laten weten dat je hier rekening mee houdt en er een oplossing is mocht een event anders lopen dan verwacht.

Wij denken graag met je mee

Heb je een fysiek event op de planning staan? Of organiseer je een online of hybride event waar je hulp bij kunt gebruiken? Als je een plan A bij ons uitzet, denken we ook graag mee met je plan B. Neem contact met ons op via 030 304 00 25 of mail naar info@sprekershuys.nl om de mogelijkheden te bespreken.