Wat Nu? | Fysiek, maar flexibel

Het mag weer. Terrassen en restaurants mogen weer open en evenementen kunnen, tot 22:00 uur en met vaste zitplaatsen (en max 1250 bezoekers) weer plaatsvinden. Er zijn weer tal van mogelijkheden maar er blijven onzekerheden. Veiligheid en flexibiliteit zijn in ieder geval een must voor eventplanning. Voor het zakelijke evenementenseizoen betekent dit gaan voor je eerste plan, maar wel voorbereid zijn op veranderingen. Deze tips helpen je met het opzetten van een back-up plan, zodat je event - in welk format dan ook- een succes wordt. In de nieuwe blogreeks Wat Nu? willen we je inspireren en de learnings meegeven van een turbulent jaar, om fysieke, online en hybride events naar een hoger level te tillen.

Staat er een fysiek event op de planning? Ga creatief om met de locatie! Bijvoorbeeld door een grote groep bezoekers op te delen in kleinere groepen, met één hoofdzaal met spreker en meerdere kleine zalen van waaruit bezoekers op een scherm meekijken naar het programma in de hoofdzaal. Heb je event met meerdere sprekers, laat de groepen dan roteren, zodat iedere groep een live sessie met een spreker meekrijgt. De inhoud en boodschap is volledig gelijk, maar wel op een veilige manier. Interactie met de kleinere zalen kan worden gefaciliteerd met verschillende tools.

• Lees ook: Fysieke events mogen weer, wat nu?

Ga je toch voor een online event? Maak dan gebruik van een studio. Het is de perfecte uitvalsbasis om je programma op te nemen, aanvullende content te maken en je boodschap nog ver na het event te verspreiden. Vanuit een studio kun je eenvoudig switchen van setting en met minder middelen meer mensen bereiken. Door de groei van online events en de ontwikkeling neemt de aanvraag naar studio’s enorm toe, dus denk goed na of je een studio wilt boeken voor jouw event en regel dit op tijd.

• Lees ook: Fysiek, hybride of online: Hoe maak je als event professional een keuze?

Wees in je communicatie duidelijk en transparant naar je doelgroep. Laat hen weten wat ze kunnen verwachten in het geval de maatregelen aangescherpt worden én of er dan een plan B is. Door mensen te betrekken in dit proces en de voorbereidingen en verwachtingen duidelijk uit te spreken, stel je hen gerust. We hebben allemaal te maken met de onzekerheden en omstandigheden, dus het is goed je doelgroep te laten weten dat je hier rekening mee houdt en er een oplossing is mocht een event anders lopen dan verwacht.

Heb je een fysiek event op de planning staan? Of organiseer je een online of hybride event waar je hulp bij kunt gebruiken? Als je een plan A bij ons uitzet, denken we ook graag mee met je plan B. Neem contact met ons op via 030 304 00 25 of mail naar info@sprekershuys.nl om de mogelijkheden te bespreken.