Communicatietraject

Hoe maak je van je eenmalige event een heel communicatietraject? Door er een communicatietraject van te maken vergroot je de kans om je doelen te behalen.

Van eenmalig event naar communicatietraject

Een online event is deel van je online strategie om je bedrijfsdoelstellingen te halen. Het event staat niet op zichzelf, maar is deel van een communicatietraject binnen je online strategie. Hoe werkt het? We leggen het je uit!

Wat er vaak gebeurt is dat de bezoekers een uitnodiging ontvangen, ze melden zich aan, krijgen voorafgaand het programma te zien en andere dingen die ze kunnen verwachten. Op de dag zelf krijgen de bezoekers de meest inspirerende verhalen te horen. Vol goede moed gaan ze naar huis. En wat denk je? De volgende dag is er eigenlijk niets veranderd. Heel erg zonde van ál het werk, energie, geld en tijd dat in het event gestopt is.

Je doel wordt op deze manier niet behaald. Je doel is de eerste en belangrijkste laag van je strategie. Vanuit hier worden alle keuzes gemaakt. Ook de keuze voor een online event.

Hoe ziet zo’n traject eruit?

Er is veel mogelijk en je kunt het helemaal afstemmen. Heel fijn, maar dit vraagt ook de nodige betrokkenheid en verdieping van de eventmanager. Er moeten genoeg (inhoudelijke) contactmomenten zijn om de gedragsverandering teweeg te brengen, maar je wil ook geen overload aan informatie op ze af vuren. En alles moet naadloos op elkaar aansluiten. Hier moeten juiste keuzes worden gemaakt. Wat zijn de opties?

Uitnodiging

Door voorafgaand een uitnodiging te verzenden met hierin een persoonlijke link (en wachtwoord) weten alle bezoekers waar en wanneer ze worden verwacht.

Natuurlijk wil je dat bezoekers zich net zo veel verheugen op een online evenement, als wanneer ze naar een fysiek evenement zouden gaan. Vergeet daarom niet om aandacht te besteden aan de uitnodiging. Met de juiste, pakkende tekst en een mooie lay-out maak je je bezoekers enthousiast! Maak ook absoluut gebruik van social media om het evenement alvast onder de aandacht te brengen.

Door de deelnemers zich te laten registreren en een juiste livestreamsoftware (Momice biedt deze ook) Kun je veel informatie verzamelen:

  • Hoeveel kijkers waren er ingelogd?
  • Hoe lang bleef iedereen ingelogd?
  • Welke onderdelen scoorden goed, of juist minder?
  • Vraag mensen om hun mening, bijvoorbeeld via een enquête
  • Bied te downloaden informatie aan, kijk naar het aantal downloads ná het evenement. Hadden mensen hier interesse in?

Voortraject

  • Vragen voor nul-meting opstellen

Je stuurt je publiek een aantal vragen door. Op basis van deze vragen kun je bepalen wat het kennisniveau is van je doelgroep. Dit kan belangrijk zijn voor het meten van de doelstellingen
Wie: organisatie

  • Vragen laten sturen vanuit je doelgroep

Hoe weet je zeker dat je verhaal aansluit bij de wensen van je bezoekers? Door ze zelf vragen of punten op te laten sturen waar zij graag wat over willen horen of leren. De spreker kan het verhaal hierop aanpassen.
Wie: organisatie

  • Inhoudelijke video’s naar je doelgroep sturen

Met video kun je van alles dus bij deze dienst is er van alles mogelijk. De eerste optie is eigenlijk het tegenovergestelde van de vorige optie. Bij deze dienst stuur je je doelgroep voorafgaand het event een of meerdere video’s toe. (en je gaat er natuurlijk vanuit dat iedereen deze netjes bekijkt). Zo creëer je een bepaald kennisniveau bij je doelgroep. Als iedereen met dezelfde (basis)kennis in de zaal (of achter hun laptop) zit, weet iedereen waar de spreker(s) het over heeft en kan je meer stappen maken.
Wie: spreker(s)

Je kunt een of meerdere video’s bekijken maar je kunt je doelgroep ook een artikel toesturen. Als bezoekers deze lezen weet je dat ze op het juiste kennisniveau zitten. Het artikel kan dus inhoudelijk zijn maar je kunt ook een minder inhoudelijk maar super interessant artikel sturen waardoor je je doelgroep vast ‘lekker’ maakt.
Wie: sprekers

Natraject

  • Aftermovie
    Altijd goed natuurlijk. De (video)content van het event kun je de rest va het jaar gebruiken, waaronder dus een aftermovie.
    Wie: organisatie
  • De onbeantwoorde vragen vanuit het publiek beantwoorden
    Dit kan op meerdere manieren; video, podcast, of schriftelijk. Hierbij kan de dagvoorzitter een mooie rol vervullen. De dagvoorzitter kan de onbeantwoorde vragen stellen aan de spreker, een soort interview. De dagvoorzitter kan goed doorvragen zodat de vraag volledig wordt beantwoord.
    Wie: Spreker en dagvoorzitter

  • Aanvullend verhaal op de lezing
    Tijdens de lezing vertelt de spreker het globale verhaal. In de periode erna wordt er een verdiepingsslag gemaakt door de spreker. Dit kan via een video (bijvoorbeeld opgenomen na die lezing), via een podcast of via een geschreven verhaal.
    Wie: spreker
  • Aanleveren ebook
    In de lezing is er een deel van het verhaal verteld, in het ebook kan er aanvullende informatie worden gegeven.
    Wie: spreker
  • Interviews door de dagvoorzitter met medewerkers
    De uitgelezen kans om optimaal gebruik te maken van de dagvoorzitter. Verdiepende interviews met verschillende mensen uit het bedrijf. Goed voor de betrokkenheid van iedereen omdat het een persoonlijke kant heeft. Dit kan worden verspreid als video of podcast.
    Wie: dagvoorzitter en organisatie


  • Aanvullende workshop
    Na de lezing kan er een aanvullende workshop worden gegeven. Ingaand op waar de bezoekers behoefte aan hebben. Dit kan direct na de lezing maar zeker ook in de periode erna. Je kunt voor een enkele workshop kiezen maar een reeks workshop is ook erg interessant.
    Wie: spreker
  • Opgeknipte delen van de webinars (of extra opgenomen beelden) die je later kunt toesturen
    De informatie behapbaar maken door niet alles in één keer te sturen
    Wie: organisatie

Het is duidelijk dat de opties wat overlap hebben en daardoor goed helemaal zelf samen te stellen zijn. Helemaal naar eigen wens, doel en behoefte.

Het uitsmeren van contactmomenten

Het aantal contactmomenten gaat van één naar meerdere contactmomenten. De kennis wordt niet in één keer weggegeven maar verspreid over een langere periode. De informatie beter blijft hangen, de deelnemers hebben de tijd om erover na te denken, ze krijgen meer voorbeelden, de stof wordt vaker herhaald, er wordt op verschillende manieren naar gekeken en over gesproken waardoor de kans op gedragsverandering enorm wordt vergroot.

Je kunt een heel jaartraject maken. Een traject dat voor een jaar op de juiste manier samen wordt gesteld en ingericht.

Hoe zet je het in?

Alle opties zijn interessant maar hoe kies je nu de juiste opties? Dat hangt voornamelijk samen met je doelstelling en doelgroep. Wat is je doel? Wat wil je bereiken? Wie is je doelgroep. Wat wil je dat je bezoekers vooraf het event weten? Wat na het event en wat wil je dat de bezoekers een half jaar na het event weten? Al dat soort vragen zijn belangrijk. Op basis daarvan vul je het geheel traject in als een legpuzzel. Het Sprekershuys, dagvoorzitter én sprekers kunnen hier een belangrijke rol in spelen.

Er is ontzettend veel mogelijk. Voorafgaand het event en na afloop. We komen graag (op afstand) langs om je te helpen om jouw ideale communicatietraject samen te stellen. Door onze ervaring en kennis van dagvoorzitters en sprekers kunnen we samen tot jouw ultieme event komen.

Communicatietraject Sprekershuys