Het is altijd een leuke uitdaging om een evenementen programma in elkaar te zetten. Maar hoe zet je nu een spetterend evenement neer waar nog maanden over wordt gepraat? Meerdere factoren zijn daarvoor van belang. Wij zetten voor je op een rij waar je op moet letten.
Belangrijk is om goed na te denken over het overkoepelende thema waaruit het event wordt georganiseerd. Als je dit hebt uitgewerkt kan je vanuit die gedachte het evenement verder invullen. Het mooiste is natuurlijk als het concept in alles doorgevoerd kan worden. Denk daarbij aan de complete ervaring die je voelt in de sfeer van het event, de huisstijl, online promotie en noem het maar op. Het concept zit ‘m ook in de details dus wees creatief en denk daarbij ook aan zaken als hashtags, aankleding, creatieve badges en het programmaboekje.
Een goed gevulde zaal is wat elke organisatie graag wilt voor haar event. Mensen zullen echter niet snel komen als ze geen idee hebben wat ze kunnen verwachten of wie ze gaan zien. Maak om die reden bewuste keuzes in het communiceren van het programma. Iedereen is benieuwd naar wat ze kunnen verwachten maar hou ook nog een verrassingselement in je programma. Op deze manier kun je de genodigden genoeg triggeren om de datum vast te houden. Vergeet natuurlijk niet om tijdig een Save The Date te sturen. Zo weet je zeker dat iedereen ruim van tevoren de datum reserveert voor jouw event.
Met welk gevoel wil jij dat het publiek de zaal verlaat? Wat is de reden om dit event te organiseren? Welke doelen wil je bereiken met het event? Zorg dat je goed in kaart hebt wat je wilt bereiken met dit event. Na het beantwoorden van dit soort vragen kun je gaan kijken hoe je de doelen wilt behalen. Maar hoe kom je daar en wat heb je daar zoals voor nodig?
Begin bij het opstellen van een inhoudelijk programma. Denk goed na over wie je graag wilt laten spreken en waarom? Het is daarbij ook belangrijk om na te denken over de vraag, wanneer staat welke spreker op welk podium? Een leuke afwisseling tussen interactie en inspirerende lezingen zorgen voor een gevarieerde dag. De vooraf gemaakt doelen kunnen in deze keuze leidend zijn.
Als je goed hebt nagedacht over de inhoud van het event is het natuurlijk ook van belang dat de bezoekers het programma kennen. Een programmaboekje kan hierin de oplossing zijn.
Maar in de digitale wereld van nu kan dat ook ontvangen worden op je mobiele telefoon. Je hebt tegenwoordig veel keuze uit registratie tools waar alle info over het event in gedeeld kan worden. Ook kan je eraan denken om beacons neer te zetten bij de ingang. Alle info die de bezoeker nodig heeft popt dan op in zijn of haar telefoon. Wel heel belangrijk. Zet de Bluetooth aan!
Veel organisatoren willen de beste spreker als afsluiter inzetten. Dit hoeft alleen niet altijd de meest logische keuze te zijn. Bij een goed doordacht programma blijven de gasten zeker tot het einde. Je kunt er bijvoorbeeld ook voor kiezen om de meest aansprekende spreker voor de pauze in te plannen. Zo hebben de gasten zeker wat om over te praten in de pauze.
Hoe kies je de dagvoorzitter? En hoe kies de spreker(s)? Er zijn tal van sprekers en dagvoorzitters om uit te kiezen. Om ‘the perfect match’ te vinden is het van belang om vooraf bepaalde informatie helder te hebben. Denk hierbij aan het doel, het type publiek, de verwachting en het thema. Als dit duidelijk is kun je op zoek gaan naar de juiste match.
Wij kunnen je daarbij uitgebreid advies geven. Wij kennen al onze sprekers en dagvoorzitters goed en weten daarom al snel in te schatten of iemand wel of geen match is. Wel belangrijk is om ons vroegtijdig mee te nemen in het proces. Zo kunnen wij uitgebreid met je mee nadenken en ook net even een ‘out of the box’ draai eraan geven om nog meer voor het verrassingselement te zorgen.
Achter de schermen alles op rolletjes laten lopen? Een goed draaiboek is daarvoor DE oplossing. Breng van tevoren goed in kaart wie waar verantwoordelijk voor is en wat de taken zijn. Geef een duidelijk briefing voorafgaand aan het event en zo weet je zeker dat de dag zelf soepel gaat verlopen!
De pauze is HET moment waarop je gasten ook even kunnen netwerken. Maar natuurlijk ook om een lege maag te vullen met kopjes koffie en een versnapering. Een pauze indeling lijkt misschien niet zo erg van belang maar is het zeker wel. De pauze zorgt ervoor dat de juiste flow in jouw event blijft. Afhankelijk van de duur kun je de pauzes indelen. Let goed om de grootte van het publiek. Hoe groter het publiek hoe langer het duurt om weer te verzamelen in de zaal.
Het organiseren van evenementen is, net zoals alles in het leven, een leerproces. Vraag daarom je gasten om feedback te geven na je event. Hier kun je als organisatie wijze lessen uit halen. Verwerk deze feedback bij elk event in een duidelijk overzicht. Zo zorg je dat elk event weer een upgrade krijgt.
Kunnen wij je adviseren bij het maken van een inhoudelijk programma en bij het vinden van een passende dagvoorzitter en/of sprekers? Dan drinken we graag een kop koffie met je.
Mail naar info@sprekershuys of bel ons op 030 304 00 25.
