Groot event met subsessies

Dit komt grotendeels overeen met een webinar. Vaak is het fijn om het event af te trappen met een plenair gedeelte. Alle deelnemers loggen in via dezelfde link en kijken zo gezamenlijk een opening. Daarna kan er ‘opgesplitst’ worden in groepjes. Oftewel: door verschillende linkjes gaan de deelnemers ieder hun eigen lezing in. Dit kunnen natuurlijk zoveel lezingen zijn als gewenst. Een handig kanaal voor dergelijke evenementen is YouTube. Om de interactie met het publiek te stimuleren kunnen er vragen ingestuurd worden via een chat. Een redacteur kan deze filteren en bij de spreker neerleggen.

Daarnaast kunnen er kleinere groepjes gevormd worden (tot 20 personen) om samen verder te praten over de verschillende onderwerpen (zie ledenvergadering). Een grotere groep kán, maar als je interactie wil houden met elkaar is het aan te raden om de groep niet te groot te maken. Een spreker inhuren of dagvoorzitter boeken is een goede manier om de sessie te leiden.

Checklist.

• Waar gaat de lezing plaatsvinden? Dit is een belangrijk punt. Sommige sprekers kunnen naar een locatie komen. We zorgen ervoor dat hier geluid en techniek is (tenzij het wenselijk is om dit zelf te regelen). De techniek kan minimaal ingezet worden, maar ook heel uitgebreid. Wij kunnen een studio laten bouwen, die net zo volwaardig is als een televisiestudio, maar wellicht heb je een andere mooie locatie in gedachte, die zorgt voor het juiste decor, en zijn 1 camera- en geluidsman al voldoende. Houdt er rekening mee dat niet iedere spreker in deze tijd bereid is op pad te gaan. Mocht een spreker liever vanuit zijn eigen omgeving de lezing aanbieden, dan zorgen wij dat de techniek zijn/haar kant op gaat. Een combinatie is natuurlijk ook mogelijk. Een dagvoorzitter die op locatie het evenement host en sprekers die vanuit huis hun lezing geven. Uiteraard is dit altijd met professioneel beeld en geluid. Alle veiligheidsmaatregelen worden hierbij in acht genomen.
• Datum en tijd. Zorg voor een duidelijk schema. Is er een plenair gedeelte? Dan stemt iedereen om dezelfde tijd op het juiste kanaal af. Daarna kan iedereen zijn eigen lezing ingaan via een andere link. Of elkaar online ontmoeten voor een inspirerende groepssessie. Is het wenselijk dat deze lezingen op een later moment nog terug te kijken zijn? Of gaat iedereen tegelijk live het event in? Aan de hand van deze vragen kiezen wij welk kanaal het meest geschikt is.
• Hoeveel mensen zullen deze lezing bekijken? Aan de hand van het aantal views bepalen wij welke livestream verbinding aan te raden is. Een fijn kanaal is Youtube. De links die gedeeld worden, zijn uiteraard ‘besloten’ waardoor ze alleen bekeken kunnen worden door het ‘eigen’ publiek.
• Kan het publiek vragen stellen? Is het wenselijk dat er interactie zal zijn tijdens de lezing? Dan regelen wij dat er vragen gesteld kunnen worden, tijdens of aan het einde van de lezing. Dit kan bijvoorbeeld door een chatfunctie.

Welke sprekers en/of dagvoorzitter passen er bij dit evenement? Wij hebben tal van inspirerende sprekers. (Pauline de Wilde, Erik Scherder, Michiel Vos, Arko van Brakel etc) Allereerst kijken we over welke thema’s er gesproken zal worden en wie de doelgroep zal zijn om een juiste match te kunnen maken. Naar aanleiding van de wens of de spreker zijn sessie vanuit huis geeft of naar een locatie komt ,kijken wij wie er goed bij het evenement past.

Wil je online gaan maar op een meer kleinschalige manier? Dat is ook mogelijk. Op verschillende manieren. Denk aan een ledenvergadering of inspiratiesessie, een webinar, gesprekssessies met dagvoorzitter en spreker(s) of een podcast.