Hoe werkt Zoom?

Waarom een webinar organiseren “appeltje eitje” is.


Bij het Sprekershuys houden we van uitpakken. We leveren graag alles wat nodig is om een event tot een onvergetelijke ervaring te maken. Niet alleen door de juiste spreker te leveren, maar ook door te kijken wat we nog meer kunnen doen. Zo hebben we tal van mogelijkheden om een online event van a tot z bijzonder te maken.

Soms kunnen we ons ook vinden in ‘less is more’. Zoals de aanvraag die we onlangs ontvingen van Business and Pleasure Zwolle. Zij wilden hun leden een aantal korte webinars aanbieden met als thema ‘business and pleasure’. In deze webinars vertellen sprekers over hun carrièrepad en hoe ze gekomen zijn waar ze nu zijn. Deze webinar is via de online tool Zoom georganiseerd.

Hoe hebben wij dit aangepakt en hoe kan jij als organisatie met een Zoom webinar jouw personeel blijven inspireren? Via Zoom is het mogelijk om met 10.000 mensen deel te nemen maar ook met een kleine club van 8 personen. Net wat jij wenst. Wil je ook een webinar via Zoom organiseren? Wij zetten alle stappen voor je op een rij.

Stap 1. Kies de spreker(s) en dagvoorzitter

Voor je aan de slag gaat met alle technische aspecten is het verstandig om te bekijken welke sprekers en dagvoorzitters online mogelijkheden aanbieden. Het Sprekershuys team weet hier alles van en we adviseren je graag. Wanneer je een keuze hebt gemaakt is het heel belangrijk om iedereen op de hoogte te brengen van welke technische middelen er gebruikt worden gemaakt. Dit vermeld je vervolgens ook in de briefing.

Stap 2. Maak een Zoom-account aan

Via de website www.zoom.nl kan je een gratis account aanmaken. Klik op ‘Sign Up. It’s Free’ en doorloop de stappen. Deze stappen bestaan enkel uit het invoeren van je geboortedatum en inloggen met je Google- of Facebook-account. Hierna kom je op de Zoom meeting pagina terecht.

Stap 3. Plan jouw event in.

Op de Zoom pagina kun je bij een webinars een event inplannen. Klik op de button ‘Schedule a Webinar’ en voer alle gegevens in die bekend zijn. Zoals een topic en de datum. Als de webinar is ingepland scrol je naar beneden om alle informatie in de uitnodiging toe te voegen. Bij het kopje ‘Questions’ kan je van alles invullen zoals je naam, het bedrijf, et cetera. Via een Google agenda kan je direct iedereen uitnodigen. Het is natuurlijk wel zo leuk om ze van te voren al een ‘Save to Date’ te sturen.

Stap 4. Webinar Agenda

Wanneer je jouw gasten hebt uitgenodigd via Google agenda of één van de andere opties zoals Yahoo krijgen zijn allen een bevestiging binnen. Als de bezoeker de uitnodiging heeft ontvangen kan hij zich registreren. Na de registratie ontvangt de bezoeker een bevestiging. Het event met de toegang komt dan direct in je agenda.

Stap 5. De dag zelf….

De spreker(s) en dagvoorzitter hebben een uitgebreide briefing gehad en zitten klaar achter hun laptop. Deelnemers loggen één voor één in met hun toegestuurde wachtwoord via Zoom en als alle gasten thuis achter hun laptop zitten ben je klaar om van start te gaan met jouw online event!

Wil jij weten wat de mogelijkheden zijn van het Sprekershuys? Een virtuele kop koffie drinken is altijd mogelijk! Wij helpen je graag op weg met een online webinar!

Stap 6 Live stream

Via Zoom is het mogelijk om een live stream via YouTube te tonen. Dit kan op een heel simpele manier. Wanneer alle gewenste personen online zijn in Zoom, ga je naar de balk onderaan het scherm. Hier heb je een kopje met drie puntjes "more". Als je deze aanklikt verschijnen de opties Live on Facebook en Live op YouTube. Voer de URL in van jouw YouTube pagina en Go Online!

Stap 6. De interactie

Fysiek aanwezig zijn in een zaal zorgt voor interactie tussen sprekers en publiek. Toch zijn er online via Zoom ook tal van mogelijkheden. Denk hierbij aan: live polls, een Q&A, “raising a hand”, 1-op-1 chat en groepschat opties voor zowel deelnemers als hosts.

Wil jij weten wat de mogelijkheden zijn van het Sprekershuys? Een virtuele kop koffie drinken is altijd mogelijk! Wij helpen je graag op weg met een online webinar! En als je liever geen webinar wil organiseren maar een 1,5 meter-event, dan leggen we je hier uit hoe dat werkt.