5 TIPS voor een gratis dagvoorzitter

Voor veel events is het een impasse, je wil wel de professionele dagvoorzitter die je event precies de juiste toon geeft, alles in goede banen leid en je opdrachtgever euforisch de champagne laat ontkurken, maar hebt voor deze productie net even niet het budget dat past bij die doorgewinterde professional. Gelukkig hoeft niet alles van waarde duur te zijn.

Er zijn verschillende dagvoorzitters die hun diensten in ruil voor extra aandacht, de belofte van meer opdrachten in de toekomst of de exposure aan het juiste publiek met korting of zelfs om niet willen aanbieden. Zeker goede doelen, NGO’s en non-profit sector weten de weg naar deze event-professionals goed te vinden. Het blijft echter wel een precaire vraag; “..kun je ook voor minder..”.

Als we er vanuit gaan dat de professionele dagvoorzitter, moderator en presentator het niet als een snabbel zien dus ook de voorbereiding op het event gedegen zullen aanpakken, vraag je ze niet zo maar om even iets minder te factureren; maar eigenlijk dus om de hoeveelheid tijd en toewijding voor je event te herschalen.

Er vaak alleen gekeken naar gage of dagtarief, niet naar het aantal uren dat de gevraagde professional bereid is voor dat bedrag zich toe te wijden aan de doelstelling van je event of dat van je opdrachtgever.

Het is goed om dat te beseffen alvorens we iemand vragen zich voor 100% in te zetten maar dan wel graag voor 50% van de prijs of als het kan zelfs voor niets. De vraag die interessant is om te stellen aan de opdrachtgever is dan ook of de dagvoorzitter wel de juiste plek is om op de bezuinigen. Of kan er ruimte gewonnen worden bij de inkoop op catering? Licht? Locatie? Soms gaat dat niet. En komt het toch echt aan op de bereidwilligheid van die ene perfect passende dagvoorzitter die je op het oog had voor deze productie.

Voor dat geval een aantal tips;

1. Vind de professional die in zijn profiel ook al een connectie heeft met het thema of doel van het event. Heeft de dagvoorzitter iets met sport of duurzaamheid?
2. Ga opzoek naar zijn/haar reden om hieraan belangeloos te willen meewerk. Zelf misschien ook ontwikkelingswerk gedaan? Of ooit gecollecteerd voor de hartstichting?
3. Probeer het aanbieden van alternatieve waarde. Misschien heeft de opdrachtgever geen geld maar wel een mediapartnership en kun je een interview of advertentie regelen. Traditionele manier van alternatieve waarde is de betaling in natura, er zijn dagvoorzitters waarvan bekend is dat ze veel doen voor 4 kistjes Rioja Reserve.
4. Zoek naar de mogelijkheden voor een langere samenwerking die over de linie een belang kan opleveren voor de professional en je opdrachtgever. Misschien is het voor de betreffende presentator of dagvoorzitter ook wel interessant om voor langere tijd aan een merk, doel of thema verbonden te zijn en kun je samen zoeken naar hoe zich dat vertaald in een alternatieve waarde of misschien een inkoop voordeel voor meerdere events. Er zijn al voorbeelden van organisaties die een abonnement hebben op een dagvoorzitter en voor een paar honderd euro per maand recht hebben op de inzet van de diensten van de presentator op een aantal momenten in het jaar.
5. Ook loont het de moeite om internet en social media in gaten te houden op signalen van professionals die zich om verschillende redenen actief aanbieden met korting of zelfs gratis. De redenen zijn uiteenlopend; van een rustige maand, tot de kans om zich te profileren voor nieuw publiek of misschien wel gewoon verveling wie zal het zeggen.

Een professional die dit al een aantal jaren doet is Lars Sørensen. Ieder jaar geeft Sørensen zichzelf een aantal dagen weg via socialmedia onder de noemer #LarsForFree. Lars is expert in Live Communicatie en Eventdesign, veelgevraagd dagvoorzitter en was in 2014 nog genomineerd dagvoorzitter van het jaar.

“Als je event een film of theaterproductie zou zijn, dan zie ik de dagvoorzitter als een zichtbare regisseur. Hij moet niet de aandacht op zichzelf vestigen maar alles zo op elkaar afstemmen dat de echte hoofdrolspelers hun beste prestatie ooit kunnen leveren en het publiek meer krijgt dan ze hadden verwacht, omdat ze niet keken naar maar onderdeel waren van de beleving die event heet..” Aldus Lars.

Onderdeel van zijn aanbod is ook het advies op het eventdesign, ondersteuning in de voorbereiding en ondersteuning in de vormgeving van interactie en beleving. Iedereen is welkom om een aanvraag te doen, een onafhankelijke commissie gaat over de toekenning van de 3 dagen #LarsForFree. Eerdere winnaars waren: War Child, NOC NSF, Expeditie Geluk, Universiteit Groningen, Platform 50+ Power, Circle Lab en De Duurzaamheidsfabriek.

Geschreven door: Lars Sorensen