Een draaiboek maken, waar moet je opletten?

Draaiboeken maken is bij elk event van belang. Alle praktische info rondom jouw event neem je hierin op. Denk hierbij aan alle telefoonnummers van de organisatie, de planning van de dag zelf en wat te doen in noodsituaties. Op dit moment heeft de gehele eventbranche binnen Nederland te maken met restricties rondom het coronavirus en dat betekent dat we voorlopig alleen nog online events kunnen organiseren. Mits de cijfers het toelaten, zijn fysieke events vanaf 1 juni weer mogelijk voor 30 personen en vanaf 1 juli voor 100. Ook dan zullen veel events naar verwachting nog deels online te volgen zijn.

Maar hoe maak je nou als organisatie de juiste draaiboeken voor een online event en waar moet je opletten? Wij leggen het je graag uit.

• Algemene info: de naam van het event, de locatie waar de opnames plaatsvinden, nummers van de organisatie en een globaal tijdschema.
• Programma: het programma zoals ook de bezoekers deze ontvangen.
• Programma: waarin ook alle aankomsttijden opgenomen zijn.
• Personeelslijst: wie werkt er mee aan het event? En wie is waar verantwoordelijk voor? Plus natuurlijk de nummers en mailadressen van de contactpersonen.
• Deelnemers of gastenlijst: zo kun je zien wie er aanwezig zullen zijn door middel van een online registratie.
• Materiaallijst: maak van tevoren een lijst welke materialen er op locatie aanwezig moeten zijn en wat je mee moet nemen. Denk bijvoorbeeld aan USB-sticks voor de presentatie die het event getoond worden.
• Checklist: maak een checklist aan om te controleren of alles aanwezig is op de locatie. Denk aan de techniek Staan de beamers klaar? Staan alle benodigdheden klaar voor de sprekers en dagvoorzitter? Maar in deze tijden ook aan desinfecteergel, zeep en hygiene doekjes.
• Noodsituatie: net als bij een offline event is het verstandig om na te denken over een eventuele noodsituatie. Neem hierin op hoe je eerste hulp biedt en deel de alarmnummers.
• Overig: denk hierbij aan de extra’s zoals een plattegrond van de zaal of het gebouw et cetera. In dit geval is dit dan alleen bedoeld voor het beperkte aantal mensen dat op de locatie zal zijn.

• Informatie over de online tool die wordt gebruikt. Schrijf hiervoor een stappenplan uit. Bijvoorbeeld: hoe werkt Zoom of Microsoft teams en hoe werkt het platform van de techniek partij?
• Informatie over het inloggen en de basis informatie over het platform: op welke manier krijgen de gasten de inloggegevens? Waar kan je de livestream volgen etc.
• Telefoonnummers van de technische dienst. Wie staat klaar om alle technische problemen op te lossen?
• Online event programma. Net zoals je bij een offline event moet je ook rekening houden met de online inlooptijd.