De briefing

Hoe brief je sprekers en dagvoorzitters voor een online event?

Wat is een goede briefing?

Een goede briefing is essentieel in de voorbereiding van event en zeker voor een online event (deels vanaf locatie of geheel digitaal). Doordat de spanningsboog van mensen korter is voor een online event moet het programma strak in elkaar zitten en is interactie van nog groter belang. Het is dus essentieel dat iedereen vanuit de organisatie, de sprekers en zeker ook de dagvoorzitter die alles in goede banen moet leiden, goed gebrieft zijn. Alle neuzen dezelfde kant op! Zo is het voor iedereen duidelijk wat het doel is en de verwachtingen zijn.

Vanuit het Sprekershuys zorgen wij ervoor dat er een moment wordt gepland waarop je inhoudelijk kan afstemmen met spreker dan wel dagvoorzitter. Bij dagvoorzitters is ons advies om ze wat eerder in het traject te betrekken bij de vormgeving van het evenement. Fysiek of online, er wordt altijd een voorbespreking gepland. Omdat het organiseren van een online event voor veel mensen nieuw is, is het belangrijk dat er goed nagedacht wordt over de opzet en uitwerking zoals bij alles wat nieuw is.

Hieronder delen we graag vanuit onze ervaring tips voor het briefen van sprekers en dagvoorzitters voor een online event.

Inhoudelijk briefen

Waar moet je op letten? We maken onderscheid tussen een dagvoorzitter en spreker. Het is noodzakelijk om je doel en doelstellingen duidelijk uitgewerkt en geformuleerd te hebben. De uitvoering hiervan ligt vervolgens bij de dagvoorzitter en sprekers.

Dagvoorzitter vanuit studio

Voorbereiding: doel, vorm en inhoud

  • Doel en doelstelling bespreken
  • Publiek: achtergrond en verwachting
  • Verwachting uitspreken
  • Wie zijn de sprekers en welk verhaal gaan ze vertellen
  • Wat moet het publiek meenemen vanuit het event
  • Scherpe opening afstemmen met dagvoorzitter
  • De lengte van sessies bepalen


Voorbereiding: praktisch op de dag zelf

  • Waar staan de camera’s
  • Looplijnen voor dagvoorzitter en eventueel spreker(s)
  • Hoe laat zijn is de dagvoorzitter en de spreker(s) aanwezig (voor de voorbereiding)
  • Dagvoorzitter laten oefenen met de autocue
  • Is er (vaak) minder ruimte voor improvisatie, afstemmen met dagvoorzitter en spreker(s) waar dit mogelijk is

Wat is de briefing voor een spreker

Voorbereiding: doel, vorm en inhoud

  • Doel en doelstelling bespreken
  • Publiek: achtergrond en verwachting
  • Verwachting uitspreken
  • Inhoud presentatie
  • Video’s aanleveren
  • Weten wat er van het publiek wordt verwacht
  • Vorm presentatie duidelijk hebben
  • Hoelang van te voren moet je ‘aanwezig’ zijn?


Voorbereiding: Op de dag zelf (vanuit huis)

  • Optijd ‘aanwezig’ zijn
  • Van te voren een online check inbouwen: internetverbinding, geluid, beeld, licht.
  • Achtergrond
  • Aftelklok
  • Presentatie klaarzetten
  • Eventuele interactieve tools die de spreker gaat gebruiken testen.

Praktische zaken waar rekening mee gehouden moet worden als er op locatie wordt gewerkt

  • Hoe komt de spreker of dagvoorzitter aan op locatie (bij voorkeur auto)
  • Aankomsttijd dagvoorzitter
  • Aankomsttijd eventuele sprekers op locatie
  • Neemt de spreker/ dagvoorzitter zelf cuecards mee
  • Looproutes
  • Kleedkamers
  • Aftelklok aanwezig
  • Techniek (zelf doen)
  • Visagie (zelf doen)

Draaiboek

Een goed draaiboek is van cruciaal belang om alles in goede banen te leiden. Lees op deze pagina onze tips over het maken van een draaiboek voor een online event.

Het Sprekershuys kan met je meedenken over zowel praktische zaken als inhoudelijke zaken. Neem daarom contact op om samen tot een ultiem (online) event te komen.

Anouk verbinder & marketing manager Sprekershuys (1)
Meer weten over diensten?