Een 1,5 meter event: het inhoudelijke programma

Beetje bij beetje ontvangt de eventbranche goed nieuws. Vanaf 1 juni mogen er evenementen tot 30 personen plaatsvinden en vanaf 1 juli tot 100 personen. Maar natuurlijk wel coronaproof en dat betekent: 1,5 meter afstand tussen gasten.

Hoe organiseer je een hybride event met bezoekers op 1,5 meter afstand?

Op deze pagina delen we tips voor het inhoudelijke programma van jouw event. Benieuwd met welke praktische zaken je allemaal rekening moet houden bij 1,5 meter evenementen? Klik dan hier.

Inhoudelijk event concept

Een spreker kan tegenwoordig niet meer ‘gewoon’ een verhaal vertellen, dus hoe ga je het eventprogramma dan invullen? Het verhaal moet écht een doel hebben en afgestemd zijn op de doelgroep. We gaan hieronder het programma langs en leggen per onderdeel uit wat de mogelijkheden zijn.

De grootste uitdaging ligt bij het praktische onderdeel van het organiseren van een 1,5 meter event, zoals de locatie, de looproutes bepalen en zorgen dat er daadwerkelijk 1,5 meter afstand gehouden wordt. Maar ook het inhoudelijke programma moet aangepast worden op deze inrichting. Misschien zijn er bijvoorbeeld meer subsessies nodig zodat je een goede verdeling kunt maken onder je publiek. Een voordeel hiervan is dat kleinere groepen de mogelijkheid bieden tot meer interactie.

Uitnodiging en communicatietraject

Stel je gastenlijst zorgvuldig samen: wie moet er écht fysiek aanwezig zijn? Check ook goed bij de locatie hoeveel mensen er maximaal aanwezig mogen zijn, inclusief personeel en eigen medewerkers. Dat we per 1 juli weer met 100 mensen samen mogen komen betekent niet dat je daadwerkelijk 100 hoeft uit te nodigen. En wees concreet met wat je van je bezoekers, je personeel en eigen medewerkers verwacht. Geef vooraf de informatie die ze moeten weten op de dag zelf. Hoe is het parkeren geregeld? Wat zijn de looproutes? Hoe werken de pauzes? Hoe zit het met plenaire- en subsessies? Al dat soort informatie moet vooraf duidelijk zijn voor je bezoekers, je personeel en je eigen medewerkers.

Naast de praktische informatie over de dag zelf kan er voor- en achteraf nog veel meer met de bezoekers worden gedeeld. Informatie om de impact van het event te vergroten, namelijk het voor- en natraject. Je kan bijvoorbeeld een communicatietraject opzetten. Voorafgaand zijn er verschillende mogelijkheden om je bezoekers al bepaalde kennis te geven zodat iedereen hetzelfde kennisniveau heeft. Je kunt de bezoekers vragen laten insturen voor de spreker of dagvoorzitter om het verhaal zo relevant mogelijk te maken.
Ná het event zijn er ook verschillende mogelijkheden om de kennis van het event zelf zo lang mogelijk vast te houden en aan te vullen. Denk bijvoorbeeld aan een (online) workshop of een video van de spreker die antwoord geeft op vragen die niet tijdens het event zijn gesteld. Hier vind je de mogelijkheden voor het vergroten van de impact, zowel voor als na het event

Doel

Het doel van het event vaststellen en de doelstellingen bepalen is nog steeds ontzettend belangrijk. Doelstellingen kunnen zijn hoeveel bezoekers je betrekt bij een product of dienst van je bedrijf, het aantal mensen vanuit een bepaalde branche of functie dat je op je event wilt hebben, bezoekers informeren en bezoekers aanzetten tot een bepaalde actie. Zorg dat je deze doelstellingen SMART maakt. Dit kun je meten met software, bijvoorbeeld via Sendsteps.

Thema

Het thema komt voort uit je doel en doelstellingen. Het is een deel van de fysieke uitwerking ervan. Het thema zorgt er ook voor dat het event een geheel wordt. Hoe meer het thema wordt doorgevoerd in alle facetten, hoe sterker het naar voren komt. Uitpakken met de fysieke doorvoering van het thema of de aankleding kan nog steeds!

Programma (plenaire- en subsessies)

1. Rol van de dagvoorzitter

De dagvoorzitter is essentieel voor een geslaagd event, nu al helemaal. Een dagvoorzitter is de rode draad van een event, verbindt alles aan elkaar en zorgt dat de sprekers én het publiek tot z’n recht komen. Het belang van een dagvoorzitter bij een event waarbij het toch allemaal nét wat anders is dan normaal, wordt alleen maar groter.

In het geval van een 1,5 meter event kan het zijn dat er meerdere dagvoorzitters nodig zijn. Er zijn bijvoorbeeld meerdere zalen en verschillende groepen mensen of het programma wordt zo gemaakt dat elke groep dezelfde dagvoorzitter ziet op een ander moment. Toch is het waardevol om, indien mogelijk, plenair te openen en/of af te sluiten door de dagvoorzitter omdat je zo het groepsgevoel vergroot. Een belangrijke factor in deze tijd. Of dit mogelijk is hangt natuurlijk af van je locatie.

2. Rol van de sprekers

De verhalen van de sprekers moeten elkaar aanvullen en versterken. Dit komt ook voort uit het doel, de doelgroep en de doelstellingen. Welke verhalen moeten er verteld worden om het doel en de doelstellingen te halen? En passen de verhalen binnen het thema?

Briefing dagvoorzitter(s) en sprekers

Voorafgaand vindt er altijd een briefing plaats tussen de klant, sprekers en dagvoorzitter. Naast de inhoudelijke briefing is er nu ook een praktische briefing. Zorg ervoor dat zij goed weten wat er verwacht wordt en welke regels er gelden en laat ze ook meedenken met jouw event concept! Vaak komen zij met vernieuwende ideeën.

Na afloop van je event

Als je bovenstaande maatregelen goed in acht neemt, kan je een geweldig event vol kennis en inspiratie neerzetten. Vervolgens kan er op het natraject worden gefocust, aansluitend op jouw doel en doelstellingen. Zo leren de bezoekers precies wat je voor ogen had en vergroot je de kans op gedragsverandering achteraf. Iets wat te allen tijde van grote waarde is. Vooral nu.

En vergeet niet: heb je klachten? Blijf dan thuis. Als we weer ‘normale’ evenementen willen organiseren en bezoeken, dan zullen we het samen moeten doen. Houd de richtlijnen van het RIVM én je gemeente in de gaten. Het kan namelijk per gemeente verschillen wat er wel en niet mag.

Sprekershuys team Advies nodig A

Neem contact op!

Het Sprekershuys denkt graag met je mee over de invulling van jouw 1,5 meter event. Over de sprekers en dagvoorzitter, over de invulling van het gehele programma en de locatie, maar ook hoe je door het voor- en natraject de impact van je event kunt vergroten. Neem direct contact op via info@sprekershuys.nl om te overleggen of bel ons op 030 304 00 25.

Contact opnemen