De 10 beste tips vanuit verschillende disciplines
Een onvergetelijk event neerzetten waar je bezoekers écht waarde uit halen. Hoe doe je dat? Wij vroegen ons team van boekers, marketeers en vormgevers én partner Momice naar hun meest waardevolle tips en delen ze graag met je.
In de blogreeks Wat Nu? willen we je inspireren en de learnings meegeven om fysieke en online events naar een hoger level te tillen.
Wanneer het aankomt op het organiseren van een event, zijn er volgens onze boekers een aantal dingen om rekening mee te houden. Zo is het ontzettend belangrijk dat je haarscherp aangeeft wat je wilt bereiken met het event. Heb je dat nog niet scherp genoeg? Dan denken wij natuurlijk graag met je mee om dit helder te krijgen!
Het is belangrijk op tijd te beginnen. Een goede voorbereiding is namelijk onmisbaar bij het organiseren van een event. Denk aan het op tijd informeren van alle betrokken partijen, de invulling van het event bedenken en of je een spreker of dagvoorzitter wilt inzetten op het event. Onderschat dan ook zeker hun kennis niet. Het kan namelijk zeer waardevol zijn om een dagvoorzitter te laten meedenken in het organisatieproces.
Huysgenoot Pauline de Wilde
Wil je een spreker of dagvoorzitter inhuren voor jouw event? Het wordt door onze boekers gewaardeerd wanneer de informatie van je aanvraag volledig op orde is. Zo kunnen we immers sneller voor je aan de slag! Het is bijvoorbeeld handig als je een duidelijk budget voor ogen hebt voor het event.
Daarnaast is het goed om te onthouden dat een spreker (of dagvoorzitter) een briefing over de verwachtingen en een duidelijk uitgeschreven draaiboek van het event nodig heeft. Zo kan de spreker zich goed voorbereiden en de beste invulling geven aan het event.
Tijdens het event is waardevol om ruimte te creëren voor publieksinteractie. Je kunt denken aan het inzetten van poll of wordclouds, antwoord geven op vragen vanuit het publiek en break-outs. Doe vooraf ook onderzoek naar welke vormen van interactie passen bij jouw doelgroep.
Bij het organiseren van events speelt (content)marketing een ontzettend belangrijke rol. Niet alleen het event is een uitgelezen kans om content te genereren. Ook het voor- en natraject zitten vol kansen om de boodschap over te brengen aan de doelgroep.
Door bezoekers voorafgaand het event te betrekken, vergroot je de impact en opkomst! Door op frequente basis content te delen, creëer je awareness, exposure en betrokkenheid nog ruim voor de grote dag.
Om een relatie te bouwen met jouw doelgroep, wil je via jouw content en via verschillende kanalen ook nog lang na het event jouw boodschap uitdragen. Echte verandering kost namelijk tijd. Door achteraf contact te houden met de deelnemers zorg je voor een optimale impact en beleving. Je kunt een gave aftermovie van het event delen of de deelnemers nogmaals herinneren aan de belangrijke inzichten van het event.
Content is er in alle vormen. En voor het achterlaten van een goede indruk zijn er ook meer dan genoeg mogelijkheden, zoals een video-uitnodiging, een e-book, exclusief social media kanaal voor bezoekers of een gave aftermovie van het event!
Techniek, maar ook vormgeving is bij de organisatie van een event niet weg te denken. Het verstrekt tenslotte datgeen wat je wilt uitstralen. Snel en krachtig de boodschap overbrengen? Video is dé uitkomst! Het biedt een mooie kans om de persoonlijkheid van je bedrijf naar voren te laten komen. En een mooi pluspunt is dat het talloze mensen bereikt!
Maar video is niet het enige middel om jouw doelgroep te bereiken. Denk eens aan het inzetten van een podcast als je deelnemers wilt verbinden. Het is niet alleen makkelijk in te zetten, maar ook nog eens toegankelijk voor deelnemers.
Maar om jouw doelgroep middels videoproductie ook daadwerkelijk te bereiken, is er natuurlijk goede apparatuur nodig.
Wil je het professioneel aanpakken? Kies dan voor een studio! Hier heb je alles binnen handbereik en je weet zeker dat het licht en geluid op orde is. Geen last van storende achtergrondgeluiden of licht dat niet meewerkt. Je kunt je volledig focussen op de kern van het event. Kortom, jij hebt de controle!
Je spreekt pas echt van een geslaagd event wanneer je de doelgroep van het event na afloop het gewenste gedrag ziet vertonen. Dat kan direct de dag erna zijn, weken of zelfs maanden erna. Een event is niet succesvol als men alleen ‘geïnspireerd is’ en de volgende dag gewoon hetzelfde blijft doen. Met een event wil je de waan van de dag doorbreken. Als dat lukt, dan heb je een succesvol event.
De pollvraag aan het einde van het event waarin de kernboodschap getoetst wordt, is volgens event softwarebedrijf Momice het beste element om impact te creëren.
De kernboodschap is één zin vanuit de ambitie van de deelnemer geformuleerd die de deelnemer onthoudt na het event, bijvoorbeeld: “Als ik X wil bereiken, moet ik Y doen”. De resultaten op die poll laten zien hoe groot de kans is dat de deelnemers de waan van de dag gaan doorbreken. Het mooie aan zo’n vraag is dat je als organisatie je kwetsbaar opstelt. Als niemand deze stelling bevestigt, is het event niet goed gegaan. Zo’n situatie biedt dan een mooie kans om te vragen: “Hoe kunnen we het de volgende keer beter doen?”. Zo ga je verder in gesprek met je doelgroep en kom je samen tot succesvolle fysieke en online events.
‘Fouten' is een groot woord. We organiseren events met de beste intenties op onze ervaringen en kennis. Ondanks dat zijn er wel bepaalde acties die niet het gewenste resultaat opleveren bij een event.
De eerste veelvoorkomende fout waar je alert op moet zijn, is dat er veel te snel wordt gestart met het uitwerken van een concept of format. Er wordt zelden een grondige doelgroepanalyse uitgevoerd. Als je dat overslaat resulteert dat in een event dat vanuit het team of de organisatie bedacht is, maar niet aanslaat bij de doelgroep. Met als resultaat: weinig aanmeldingen, lage opkomst, weinig interactie en slechte beoordeling. Wanneer je verdiept in de doelgroep en uitzoekt wat er speelt bij hen en waar ze behoefte aan hebben. Dan ben je in staat een programma voor hen te maken dat ze wel interesseert. Vervolgens ga je op basis van die inzichten een passend concept of format bedenken.
Daarnaast worden er zelden meetbare doelstellingen geformuleerd. Het blijft vaak bij ‘inspireren’, ‘informeren of ‘netwerken’. Na het event kun je dan zeggen: ze zijn geïnformeerd en dus een succes! Maar je wilt dat je doelgroep iets met die informatie of inspiratie doet. En dat gedrag moet je in een doelstelling formuleren. Dan pas kun je écht bepalen of een event een succes is.
Het werkt goed om regelmatig van je te laten horen via diverse kanalen. Via social media, mailings, ouderwets bellen, webinars, kleine live events en grootschalige (online) events organiseren. Maar vooral blijven luisteren naar je doelgroep, zodat je weet wat er speelt en hen kan helpen bij hun uitdagingen en ambities.
Hopelijk hebben deze tips je een goed inzicht gegeven over het aanpakken van een event!
Heb je hulp nodig bij de organisatie van jouw event?
Neem contact met ons op via info@sprekershuys.nl of bel 030 – 304 00 25.
We helpen je graag!
